1. Der Posteingang ist keine Aufgabenliste
Mißbrauchen Sie Ihre Inbox nicht als Aufgabenliste: wenn eine Mail nicht innerhalb von 1-2 Minuten gelesen, gelöscht, beantwortet, bearbeitet, delegiert oder archiviert, also aus der Inbox entfernt werden kann, kommt sie als Aufgabe auf Ihre To-Do Liste. Viele Apps und Add-Ons erlauben die direkte Umwandlung aus dem eMail-Programm, für Google Mail ist funktioniert das z.B. wie hier beschrieben. Bei Outlook schiebt man die Nachricht einfach direkt in die Aufgabenliste.
2. Aussagekräftige Betreffzeilen verwenden
Vermeiden Sie Ein-Wort Betreffzeilen und endlose Antwortketten mit demselben Titel. Lieber Betreffzeilen mit der Kernbotschaft oder als Aufgaben verwertbare Titel texten. Sie sparen sich selbst und dem Empfänger wertvolle Zeit und erleichtert später die Suche nach einer bestimmten Mail. Oft wird der Textkörper dadurch schon überflüssig und Sie können mit dem Hinweis "Ende der Nachricht" oder "EOM" (End of Message) signalisieren, dass die Mail nicht geöffnet werden muß. Wer Ihre eMail auf dem Smartphone abruft, wird es Ihnen danken.
3. In der Kürze liegt die Würze
Kürzere Mails schicken, die werden eher gelesen, schneller beantwortet und es dauert weniger Zeit, sie zu schreiben. Das Wichtigste sollte entweder bereits in der Betreffzeile stehen (s.o.) oder Sie sollten im ersten Satz direkt zum Punkt kommen. Erklären können Sie weiter unten.
4. Textbausteine verwenden
In den meisten email Programmen lassen sich Textbausteine für wiederkehrende Texte verwenden (Z.B. in Outlook). Wenn Sie trotz Homepage FAQ immer wieder die gleichen Anfragen erhalten oder verschicken, können Sie sich so das Leben erleichtern.
5. Filter und Regeln erstellen
Leiten Sie z.B. alle abonnierten Newsletter oder Mails einer bestimmten Person oder Firma direkt in einen speziellen Ordner, um sie erst zu lesen, wenn die passende Zeit dafür ist. Sie vermeiden Ablenkung und die Versuchung, doch gleich mal reinzuschauen oder gar zu antworten.
6. Wiederkehrende Fragen durch FAQs vorwegnehmen
Posten Sie nach Möglichkeit alle Informationen, zu wiederkehrenden Fragen, die Sie immer wieder per Mail oder am Telefon beantworten müssen auf Ihrer Homepage, im Intranet oder schicken Sie diese als Anhang in Ihren Mails.
7. Manchmal ist ein Anruf schneller
Erkennen Sie, wenn dies der Fall ist und greifen Sie zum Hörer.
8. Werden Sie zur Junk-Killer Maschine
Trotz exzellenter Spam-Programme schleichen sich doch immer wieder unerwünschte Mails in den Posteingang. Killen Sie Junk und alle Abwandlungen davon, sofort und rabiat. Löschen, Löschen, Löschen!
9. Posteingangsberg in Minischritten abarbeiten
Die Inbox ist ein Riesenberg, der Sie schier überwältigt und nicht zum Abarbeiten inspiriert? Machen Sie es sich leicht: packen Sie alle Mails in einen neuen Ordner und dann löschen Sie als Teil einer einfachen Routine jeden Tag 5 bis 10 alte Nachrichten oder verwerten sie weiter. Sie können dabei auch einen Timer setzen, z.B. E.ggtimer , damit Sie sich nicht aus Versehen von interessanten Links verführen lassen. Irgendwann sind Sie wie durch Zauberhand auf dem neuesten Stand und müssen den Kasten nur noch sauberhalten.
10. "Inbox Zero" ist kein Selbstzweck
Den Posteingang regelmäßig auf 0 zu bringen ist befriedigend, aber nicht produktiv im Sinne Ihrer eigentlichen Arbeitsinhalte. Verwenden Sie Ihr Emailprogramm nicht als Ausrede, etwas Wichtiges nicht zu tun oder zu verschieben. Die Sekunden, in denen man nur mal "kurz die Mail checkt", läppern sich über den Tag verteilt zusammen, ganz zu schweigen von der Ablenkung und der Versuchung, gleich wieder die Inbox leer zu machen. Der durchschnittliche Smartphone Nutzer checkt 110 Mal täglich seine Nachrichten, also alle 10 Minuten - das kann nicht produktivitätssteigernd sein.
Also: Benachrichtigungen abstellen, morgens wenn irgend möglich nicht als erstes in die Mail schauen und dann in fest definierten und terminierten Blöcken ein- bis zweimal am Tag abarbeiten.
Welches sind Ihre größten Herausforderungen mit Ihrem eMail-Posteingang? Haben Sie noch weitere Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, die tägliche eMail-Flut zu bewältigen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!